CERTIFICACIÓN NOTARIAL DE FOTOCOPIAS

POSIBILIDAD DE INCORPORAR EN CUALQUIER PROCEDIMIENTO FOTOCOPIA DE DOCUMENTOS CERTIFICADA POR NOTARIO, INCLUIDA LA DEL PODER DEL PROCURADOR, EXCEPTO DE LOS DOCUMENTOS PRIVADOS Y DE LOS DOCUMENTOS BASE DE LA ACCIÓN EN LOS PROCESOS EJECUTIVOS

 “El Art. 30 de la Ley del Ejercicio Notarial de la jurisdicción Voluntaria y de Otras Diligencias, a la letra preceptúa: “En cualquier procedimiento, las partes podrán presentar en vez de los documentos originales, copias fotográficas o fotostáticas de los mismos, cuya fidelidad y conformidad con aquéllos haya sido certificada por notario. Esta disposición no tendrá lugar en el caso del juicio ejecutivo o cuando se trate de documentos privados.--- Lo anterior no obsta para que, en cualquier estado del procedimiento, el Juez prevenga a la parte la presentación de los documentos originales, sea de oficio o a solicitud de la contraria, so pena de no hacer fe las copias admitidas.”

El razonamiento de la transgresión de que se trata –de acuerdo al impetrante-, estriba en que en la sentencia objeto de la vía recursiva en análisis, se ha tenido por acreditada legalmente la postulación procesal del licenciado […] en carácter de apoderado de la parte actora, con la incorporación al proceso de la certificación notarial del testimonio de escritura matriz de Poder General Judicial Especial, otorgado por [demandante], a favor del Licenciado H., por lo que –a su juicio-, al haberse desatendido el tenor literal de la norma, y estimarse como cumplido el requisito procesal en cuestión, no obstante, la proscripción legal de incorporación de prueba documental certificada notarialmente en los procesos ejecutivos, finaliza concluyendo que la sentencia objeto de impugnación debe casarse por no haberse acreditado el reiterado requisito procesal.

La Cámara Tercera de lo Civil de la Primera Sección del Centro, al referirse a la regulación normativa contemplada en el Art. 30 de la Ley del Ejercicio Notarial de la Jurisdicción Voluntaria y de Otras Diligencias, relaciona que el legislador ha dispuesto la permisión de que en cualquier procedimiento, las partes puedan incorporar documentos certificados notarialmente, haciéndose las excepciones “en los juicios ejecutivos” y “cuando se trate de documentos privados”. En lo relativo a los juicios ejecutivos, dicho Tribunal adujo que, la clase de documentos a los que se refería la excepción citada, indubitablemente corresponde al documento base del proceso ejecutivo, pues es de éste que nace la acción ejecutiva, y en razón de ello, es indispensable su incorporación al proceso en original, ello con la finalidad de evitar que el titular de la acción lo utilice de nuevo en otro proceso, y persiga al deudor a través de otras ejecuciones.

En lo tocante al criterio jurídico del impetrante, que básicamente estriba en la inexistencia de acreditación de la postulación procesal del Licenciado H. como apoderado de la parte actora, ello en virtud de que el aludido poder no fue incorporado en original en el proceso de que se trata, sino en fotocopia certificada por Notario. El Art. 68 C.P.C.M. establece la obligatoriedad de que el poder para litigar sea otorgado en escritura pública, y el Art. 43 en relación al Art. 44 de la Ley de Notariado, dispone la obligación de los notarios de expedir a los otorgantes los testimonios respectivos, así como las formas de extensión de los mismos.

De ahí que, conforme lo preceptuado en el Art. 30 de la Ley del Ejercicio Notarial de la jurisdicción Voluntaria y de Otras Diligencias, el legislador ha regulado la posibilidad legal de que en cualquier procedimiento, se incorporen, en lugar de documentos originales, las certificaciones notariales de las “copias fotográficas o fotostáticas de los mismos.” De tal suerte, que la vinculación legal del procurador establecida en el Art. 68 C.P.C.M. en relación a los Arts. 43 y 44 L. Not., puede ser verificada a través de certificaciones notariales. El Art. 30 precitado, es una norma de carácter instrumental que facilita y agiliza la labor judicial y la de las partes procesales, pues no impone ningún trámite adicional, bastando con la presentación de la fotocopia certificada por notario al trámite administrativo, procedimiento o proceso legal respectivo.

Sin embargo, la disposición legal ut-supra relacionada, plantea dos excepciones: a) No tiene lugar en los juicios ejecutivos, y b) Ni cuando se trate de documentos privados. Al respecto, precisa entonces, analizar el alcance y la razón de ser de la salvedad atinente al juicio ejecutivo. En los procesos ejecutivos civiles y mercantiles, la legitimación de la representación procesal se verifica (como en todo proceso), mediante la presentación del testimonio de escritura matriz de poder general judicial original que la constituye; pero ello no es óbice para que tal legitimación se realice por medio de la presentación de la certificación notarial del relacionado poder.

Considera este Tribunal, que admitir un criterio jurídico en interpretación literal del precepto en examen, conllevaría un absurdo jurídico, pues tal como ha esgrimido en párrafos precedentes, el legislador al exceptuar los procesos ejecutivos de tal facultad legal, elude al documento base de la acción, pues es éste del que dimana la acción ejecutiva, por tanto, es imprescindible su incorporación en original al proceso respectivo, con la finalidad de evitar dobles persecuciones de naturaleza ejecutiva. De lo relacionado se colige que, el documento ejecutivo debe presentarse original en el juicio y no en fotocopia, lo cual explica y justifica la primera de las excepciones contenidas en el Art. 30 de la Ley del Ejercicio Notarial de la Jurisdicción Voluntaria y de Otras Diligencias –que dicho sea de paso-, obedece a la necesidad de resguardar los derechos de las partes interesadas.

De todo lo expresado, queda evidenciado que la aplicación de la ley verificada por el tribunal Ad- quem en lo tocante al aspecto en cuestión, ha sido acertada en la sentencia de que se trata."

EN LO QUE A LAS CERTIFICACIONES NOTARIALES SE REFIERE, ES APLICABLE LO REFERENTE AL DEBER DEL NOTARIO DE FIRMAR Y SELLAR CADA UNA DE LAS FOTOCOPIAS CUYA FIDELIDAD CON SU ORIGINAL ESTÁ CERTIFICANDO, Y DE HACER CONSTAR EL NÚMERO DE FOLIOS FOTOCOPIADOS CUYA CONFORMIDAD CON SU ORIGINAL ESTÁ DANDO FE

"Ahora bien, este Tribunal observa que, si bien, parte de los argumentos de pertinencia de la infracción del Art. 30 de la precitada ley, en relación al motivo de forma de falta de postulación procesal, son inasequibles para casar la sentencia de autos por dicho motivo, es de denotar que su transgresión está directamente relacionada con la inobservancia a los presupuestos normativos del Art. 51 de la Ley de Notariado.

El Art. 51 L. Not. a la letra estatuye: “El acta notarial se otorgará con las formalidades establecidas para los instrumentos públicos, en lo que fueren aplicables. Además, se hará en ella relación circunstanciada de su objeto, de lo que los interesados expongan y, en caso de que el acta se escribiese en varias hojas, del número de hojas de que se compone, cada una de las cuales llevará la firma y sello del notario. Si alguno interviniere en representación de otra persona, se aplicará lo dispuesto en el Art. 35.”

Relaciona la parte recurrente que las certificaciones notariales deben cumplir con los requisitos mínimos impuestos legalmente para las actas notariales, las cuales se encuentran delimitadas en el Art. 51 L. Not. y que básicamente constituyen en: a) Debe hacerse constar el número de folios del que consta la certificación notarial. Ello en virtud, que debe identificarse con precisión el número de folios que el notario tuvo a la vista y que fueron confrontados con el documento original, razón por la cual tal falta de concordancia numérica, daría lugar a que se entienda que no se trata del mismo documento confrontado por el notario; por tanto, un documento con tal deficiencia probatoria deberá ser desestimado. Al respecto, subraya el impetrante que el poder general judicial especial adjunto a la demanda, no es el que confrontó el notario […], pues éste hizo constar que las fotocopias confrontadas con su original consistían en “UN” folio y no DOS que son los folios de que se compone el documento de certificación notarial agregado de fs. […]; y, b) Debe firmarse y sellarse cada uno de los folios del documento que se está certificando. De no verificarse estos requisitos –a juicio del interponente-, se corre el riesgo de que sea sustituido cualquiera de los folios del documento certificado por el notario, por lo que para que el instrumento acredite que el mismo conforma un solo cuerpo, cada una de las fotocopias deben ser firmadas y selladas; y es a ello que obedecen tales requerimientos legales regulados en el Art. 51 L. Not.

Partiendo de lo anterior, considera el licenciado […], que existe falta de postulación procesal, en tanto que, por un lado, en la razón de certificación se hizo constar que la misma se componía de “UN” folio útil, y no de dos, tal y como está constituida la reiterada certificación; y además, que tal instrumento solo ha sido firmado y sellado en uno de los dos folios de que se compone. Es en ese sentido, que entiende se ha configurado el vicio casacional de mérito, en transgresión del Art. 51 L. Not.

La Cámara A-quem al explayar sus argumentaciones, respecto al vicio de forma de falta de postulación procesal por adolecer el poder de validez por falta de firma y sello del notario, advirtió lo siguiente: “el Art. 30 de la Ley en mención permite la presentación de fotocopias de los instrumentos públicos, como lo es, el testimonio de poder judicial, cuya fidelidad haya sido certificada por notario, sin embargo la ley en comento ni la ley de notariado mencionan como requisito de validez que cada una de las páginas que compone la “certificación” deba ir firmada y sellada por el notario que confrontó el original y copia, bastando que a continuación del documento se ponga la razón de ser conforme con el documento original, tal como ha ocurrido en el caso de mérito, es más, la obligación de consignar el número de folios de que se compone la escritura pública y en qué páginas se encuentra asentada en el respectivo libro de protocolo, es para la expedición de los “testimonios”, tal como se desprende del Art. 44 de la Ley de Notariado, no así para la “certificación” de la fotocopia del testimonio, por lo que no es válido exigir el cumplimiento de un requisito “extralegal”, debiendo desestimarse también esta razón del recurso.”

Respecto al criterio jurídico planteado por el recurrente, esta Sala de Casación estima que, si bien, el legislador no ha estipulado expresamente la obligatoriedad de sellar y firmar cada una de las fotocopias de cuya conformidad con el original se está dando fidelidad notarialmente, de acuerdo al Art. 30 de la Ley del Ejercicio Notarial de la Jurisdicción Voluntaria y de Otras Diligencias se denota, que la imperatividad legal de vincular las fotocopias a la razón de certificación plasmada en un folio aparte, deriva de las mismas pautas reglamentarias que rigen el proceder del notario. (Arts. 16, 44, 51 y otros de la Ley de Notariado) De ahí, que en lo que a las certificaciones notariales se refiere, es aplicable lo referente al deber del notario de firmar y sellar cada una de las fotocopias cuya fidelidad con su original esta certificando, lo cual se encuentra preceptuado en el Art. 51 L. Not., y que comulga con la obligación de verificarse la actuación notarial en forma concatenada; ello en concordancia con aquella concepción de que la fe notarial es un atributo de la propia calidad del notario, con sólo intervenir y autorizar un acto cualquiera con su firma, al cual le impone autenticidad, que es lo que en el fondo implica la fe notarial de que es depositario. Asimismo, de acuerdo a lo preceptuado en el Art. 30 de la Ley del Ejercicio Notarial de la Jurisdicción Voluntaria y de Otras Diligencias, en la razón de certificación –entre otros requisitos-, debe hacerse constar el número de folios fotocopiados cuya conformidad con su original se está dando fe, y es de evidenciar que cuando por motivos de falta de espacio y la razón de certificación se relaciona en una hoja aparte, ésta constituye otro folio del instrumento notarial.

En suma de lo anterior, advierte esta Sala de casación, que además de las deficiencias formales de carácter sustancial relacionadas en los párrafos precedentes, la certificación notarial agregada de folios […], deriva de la confrontación de la FOTOCOPIA DE CERTIFICACIÓN NOTARIAL DEL TESTIMONIO DE PODER GENERAL JUDICIAL ESPECIAL OTORGADO POR LA ACTORA A FAVOR DEL LICENCIADO H. la cual, de acuerdo a los sellos y rúbricas que en dicha fotocopia constan, fue extendida por el notario […], por lo que tal “documento” también es defectuoso por no haberse confrontado con el testimonio de escritura matriz original, ello en manifiesta contravención a lo presupuestado en el Art. 30 de la Ley del Ejercicio Notarial de la jurisdicción Voluntaria y de Otras Diligencias."

PROCEDE CASAR LA SENTENCIA POR QUEBRANTAMIENTO DE LAS FORMAS ESENCIALES DEL PROCESO EN CONFIGURACIÓN DEL VICIO DE FALTA DE POSTULACIÓN PROCESAL POR DEFECTOS EN LA CERTIFICACIÓN NOTARIAL DE LA FOTOCOPIA DE PODER JUDICIAL

"En esa línea argumentativa, este Tribunal es del criterio que, en la sentencia de mérito ha tenido ocurrencia la configuración de las infracciones a los Arts. 51 L. Not. y 30 de la Ley del Ejercicio Notarial de la jurisdicción Voluntaria y de Otras Diligencias, en tanto que la certificación notarial del testimonio de la escritura matriz de poder general judicial especial agregado de fs. […], se extendió en contravención a los presupuestos normativos precitados y en los términos argumentados, y consecuentemente, no es posible que procesalmente a la pretendida certificación notarial se le pueda tener como tal en el proceso de que se trata.

Por consiguiente, en concordancia a la exégesis jurídica expuesta, deberá casarse la sentencia objeto del medio recursivo que nos ocupa, por el motivo de forma Quebrantamiento de alguna de las formas esenciales del proceso, en configuración del vicio de falta de postulación procesal, por la infracción de los Arts. 51 L. Not. y 30 de la Ley del Ejercicio Notarial de la jurisdicción Voluntaria y de Otras Diligencias, debiéndose anular lo actuado en el proceso a partir del folio […] para su respectiva reposición, en la que deberá prevenírsele al licenciado […] acredite su representación procesal conforme a las disposiciones legales pertinentes.

Dado que se ha casado la sentencia objeto del recurso de autos, este Tribunal, omitirá pronunciarse respecto de los vicios de fondo denunciados, ello conforme lo regulado en el Art. 535 C.P.C.M.”