PROTOCOLIZACIÓN

“Para fines puramente didácticos, comenzaremos por definir qué es una PROTOCOLIZACIÓN: En las Protocolizaciones los Notarios deben observar las formalidades que la Ley de Notariado establece para los instrumentos públicos y deben transcribir íntegramente el documento o diligencia que se trate, haciendo constar la conformidad de la transcripción con el original. Una vez efectuada la protocolización, el documento se devolverá al interesado con una razón firmada y sellada por el Notario, en la que se expresará la fecha, el número del instrumento, folios y libro en que se hizo la protocolización, salvo que los interesados convengan en que quede agregado al legajo de anexos, en cuyo caso, se hará mención de tal circunstancia en el texto del acto.

1. Las Protocolizaciones están reguladas en los Arts. 55, 56 y 57 de la Ley de Notariado. Las PROTOCOLIZACIONES se encuentran reguladas dentro del mismo Capítulo de las ACTAS NOTARIALES, pero nada tiene que ver su naturaleza con la de las actas mencionadas, por lo que debería ser objeto de un Capítulo por aparte.

La Protocolización no es más que la transcripción literal en una Escritura Matriz de un instrumento público, auténtico o privado, hecha a solicitud de un particular o por orden de la Ley y de conformidad al numeral 4° del Art. 55 L.N. podrán protocolizarse los documentos o papeles privados sin legalización de firma, concurriendo todos los que lo suscriben.

Los elementos de la definición, en consecuencia, son: 1) Transcripción literal. No se admite transcripción parcial en las protocolizaciones y debe ser una copia total e integral del instrumento. Art. 56 L. de Not.; 2) Que se realice en una Escritura Matriz, para que se trate de protocolización. Esto no solamente es esencialmente importante, sino que sirve para distinguir la protocolización del acta notarial."

CONTINÚA SIENDO PRIVADO EL DOCUMENTO PROTOCOLIZADO QUE PREVIAMENTE HA SIDO OBJETO DE LEGALIZACIÓN DE FIRMA Y NO DE UNA ACTA NOTARIAL DE AUTÉNTICA DE DOCUMENTO

"2. En el presente caso, la señora […],  quien es la parte presuntamente obligada no se presentó a la protocolización efectuada del documento de obligación y en el acto de protocolización del documento cuestionado solamente estuvieron presentes los supuestos señores acreedores de la señora […], quienes son […].

La misma Notario reconoce en la Escritura Matriz de Protocolización que el documento privado protocolizado se le presentó por parte de los cuatro comparecientes mencionados como demandantes y ahora apelantes, un DOCUMENTO PRIVADO CON FIRMA PREVIAMENTE LEGALIZADA que ha sido otorgado a su favor, solicitándole que sea protocolizado y así lo hace la señora Notario incorporando el texto del mismo documento en su Protocolo.

3. De la lectura del proceso se deduce por esta Cámara que el documento privado que fue protocolizado, previamente había sido legalizada la firma del señor, quien había firmado a ruego de la señora, quien no sabe firmar, por lo que la firma había sido legalizada conforme a lo dispuesto en el Art. 54 de la Ley de Notariado, sin haberse realizado en un acta notarial, sino que dicha legalización de firma consta en una simple razón de legalización de firma y no en un acta notarial de auténtica de documento, por lo que dicho documento protocolizado continuó siendo un documento privado, ya que no fue elevado a la categoría de documento público como lo establece el Art. 52 de la Ley de Notariado; si conforme a esta disposición se hubiese autenticado y no solamente legalizado la firma conforme al Art. 54 de la misma Ley de Notariado, las obligaciones contenidas en el documento fueran válidas y en consecuencia se hubiera declarado la resolución del contrato respectivo.

Con relación a lo dicho por la Ley de Notariado en el numeral 3° del Art. 55 que cuando dijo las palabras ”””””firma previamente legalizada”””””””””””estaba utilizando una terminología inadecuada y equivocada, de acuerdo al título del Capítulo V y de la regulación expresa de los artículos 52 y 54 de la Ley de Notariado y se fue a la terminología antigua, o sea la terminología del Código Civil, que comprende el reconocimiento de documento privado, pero en todo caso es un error de la Ley de Notariado, por la razón de lógica jurídica que la legalización de una firma no constituye la auténtica de un documento que lo eleve a la categoría de instrumento público, sino que legalización de firma es una razón que solo sirve para ser admitidos los escritos y memoriales en las oficinas públicas y Tribunales sin necesidad de presentación personal del interesado.

Como consecuencia de lo anterior, si el documento presentado para su protocolización es un documento privado, ya que solamente se legalizó la firma de la persona llamada, por cuanto la señora […] no sabe firmar conforme al Art. 54 de la Ley de Notariado y no se levantó un acta de auténtica de documento privado, tal como lo ordena el Art. 52 de la Ley de Notariado, el documento presentado sigue siendo documento privado y no hace fe como documento de obligación y si el documento protocolizado per se no tiene valor de documento de obligación, mucho menos lo tendrá la transcripción que del mismo se hizo por medio de la protocolización. No se encuentran las razones por las cuales solamente se usó el Art. 54 L. N. y no el Art. 52 L.N.; ni tampoco el por qué el documento haya quedado en poder de la presuntamente obligada y no en manos de los supuestos acreedores y menos aún para explicarnos que no haya sido presentado para hacerse valer en un proceso o pedido su exhibición. El resto de documentos presentados por el Licenciado […] no tienen pertinencia probatoria para comprobar lo que se ha demandado.

VII.- Por todo lo anteriormente expuesto, queda claramente establecido que no es procedente la estimación de la pretensión contenida en el recurso de apelación presentado por el Licenciado […], en cuanto a que en el presente caso existe una valoración inadecuada del documento protocolizado de folios […], por lo que fue procedente declarar desestimada la pretensión de los actores materiales mencionados y por ello, los suscritos Magistrados dimos el fallo que consta en el Acta de la Audiencia Oral de folios […], pues lo legal y justo es confirmar la sentencia recurrida por estar ajustada a Derecho y así se declarará.”